Beskrivning av handlingsoffentligheten

1 Innehållet i och syftet med beskrivningen av handlingsoffentligheten

En informationshanteringsenhet ska enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019; informationshanteringslagen) för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar.

Med hjälp av uppgifterna i beskrivningen av handlingsoffentligheten kan allmänheten och parter bättre specificera sin begäran om uppgifter på det sätt som förutsätts i 13 § 1 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (921/1999; offentlighetslagen). En begäran om uppgifter ska specificeras på så sätt att myndigheten kan utreda vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller.

Syftet med en beskrivning av handlingsoffentligheten är att ge en allmän bild av informationshanteringsenhetens informationshantering och ärenderegister. Högsta domstolen är en informationshanteringsenhet enligt informationshanteringslagen.

Ett ärenderegister utgörs av de olika avsnitten av en informationshanteringsenhets ärendehantering och de informationslager som den ansvarar för. Ett ärenderegister är ett logiskt informationslager, som innehåller flera informationslager, som å ena sidan bildas av registreringsuppgifter som antecknats i ärendehanteringen och informationssystemen och å andra sidan av informationsmaterial och handlingar i såväl digital form som i pappersform. Sökparametrarna för informationsmaterial och handlingar varierar mellan ett ärenderegisters olika avsnitt och mellan informationslagren. De uppgifter som gör det lättare att framföra en begäran om uppgifter har beskrivits enligt informationsmaterial i beskrivningen av handlingsoffentligheten.

2 Om förutsättningarna för utlämnande av uppgifter

Om en handling är offentlig, och övriga omständigheter inte begränsar utlämnandet av en handling, behöver den som framför en begäran om uppgifter inte motivera begäran eller meddela för vilket syfte informationen används.

Vid en begäran om uppgifter ur en sekretessbelagd handling eller en handling, ur vilka uppgifter kan lämnas ut enbart under vissa förutsättningar, ska användningssyftet för uppgifterna meddelas. Högsta domstolen kan utöver informationen om användningsändamålet behöva andra uppgifter för att förvissa sig om att utlämnandet av uppgiften är lagenligt. Till exempel är en förutsättning för utlämnande av handlingar med personuppgifter att den som framför begäran om uppgifter ger en utredning om skyddet av personuppgifter (13 § 2 mom. i offentlighetslagen). Också det begärda sättet för utlämnandet av en uppgift kan påverka de tilläggsuppgifter som behövs (offentlighetslagen 16 §).

I samband med tillmötesgåendet av en begäran om uppgifter uppkommer ofta ett behov av att ställa preciserande frågor, varför behandlingen av en begäran om uppgifter kan påskyndas av att kontaktuppgifter lämnas. Framlagda kontaktuppgifter är dock inte en förutsättning för att besvara en begäran då uppgiften kan lämnas ut avgiftsfritt.

En begärd kopia eller utskrift av en handling kan lämnas ut antingen elektroniskt eller i pappersform. En avgift kan tas ut för ett utdrag och en kopia. Det är möjligt att ta del av de uppgifter som inte kan överlåtas elektroniskt eller i pappersform i högsta domstolens lokaler.

Närmare information om betalningsgrunderna för utlämnande av uppgifter finns i justitieministeriets förordning om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer 2022–2024 (1121/2021Avautuu uuteen välilehteen) och på högsta domstolens webbplats.

3 Begäran om uppgifter i praktiken

En begäran om uppgifter till högsta domstolen mottas av registratorskontoret, vars kontaktuppgifter är:

Besöksadress: Norra Esplanaden 3, Helsingfors
Växel: 02956 40000
Fax: 02956 40154
Registratorskontor: 02956 40050
E-post: [email protected]

Högsta domstolens registratorskontor är öppet vardagar kl. 8.00–16.15.

I högsta domstolens läsesal är det möjligt att ta del av handlingar avgiftsfritt kl. 8.00–16.00. För tillfället släpps enbart en kund åt gången in i läsesalen av säkerhetsorsaker, varför kunderna ombeds att boka tid till läsesalen i förväg från registratorskontoret. I läsesalen finns det en kopieringsmaskin för kopiering. En avgift kan tas ut för kopiering (närmare uppgifter om betalningsgrunder finns ovan i avsnitt 2).

Närmare uppgifter om utövande av en registrerads dataskyddsrättigheter finns i högsta domstolens dataskydds- och behandlingsbeskrivning rörande rättskipningsärenden och motsvarande beskrivning för övriga ärenden.

4 Bemötande av en begäran om uppgifter

En uppgift ur en offentlig handling ges så fort som möjligt, senast inom två veckor från det att en begäran om uppgifter uppgjorts. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än vanligt, utlämnas en uppgift ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om uppgifter uppgjorts (offentlighetslagen 14 § 4 mom.).

5 Begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagt datamaterial

Om en begäran om uppgifter gäller en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagt informationsmaterial, förutsätts tillstånd av myndigheten för att få uppgifterna (offentlighetslagen 28 §). Om inte något annat föreskrivs genom lag, kan en myndighet i enskilda fall bevilja tillstånd att ta del av en sekretessbelagd handling för vetenskaplig forskning eller statistikföring eller för ett sådant planerings- eller utredningsarbete som en myndighet utför, om det är uppenbart att de intressen som sekretessplikten är avsedd att skydda inte kränks om uppgifter lämnas ut.

Vid en begäran om en uppgift ur en sekretessbelagd handling, ska den som ansöker om tillstånd meddela användningssyftet för uppgifterna. Den som ansöker om tillstånd ska se till att nödvändiga åtgärder vidtas för att skydda åtgärderna mot obehörigt tillträde, överlåtelse och annan olaglig behandling. Tillstånd kan inte beviljas då det finns motiverade grunder att tvivla på sökandens förmåga att skydda de mottagna uppgifterna.

Den som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller (part) har rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen (OffL 11 §). Målet med partsoffentligheten är att trygga en parts rättsskydd då en myndighet beslutar eller har beslutat om en rätt, fördel eller skyldighet som gäller parten.

En avdelning som utgörs av fem ledamöter i högsta domstolen fattar beslut om utlämnande av en uppgift ur en sekretessbelagd rättegångshandling till utomstående och till målsäganden i situationer enligt 12 § 2 mom. i lagen om offentlighet vid rättegång i allmänna domstolar. Kanslichefen eller en annan tjänsteman som förordnats för denna uppgift fattar dock beslut om utlämnande av sekretessbelagd information till en part eller en myndighet med lagstadgad rätt att få informationen utan hinder av sekretessbestämmelserna.

6 Informationslagret för rättskipningsärenden

6.1 Informationslagrets användningssyfte

Informationslagret förs för behandling och uppföljning av rättskipningsärenden vid domstolarna.

I informationslagret registreras information om ärenden som behandlas och behandlats, parter, behandlingsskedena för ärendena och de handlingar som anknyter till behandlingen av ärendet samt uppgifter om avgörandet i ärendet.

6.2 Informationslagrets informationsmaterial

Rättskipningsärenden har delats in i ärendegrupperna civilmål (S), försäkringsärenden (VA), jordrättsärenden (MA), brottmål och tvångsmedelsärenden (R), extraordinärt ändringssökande och andra ansökningsärenden (H) samt benådningsärenden (A).

I informationslagret lagras uppgifter som krävs för behandling av ett rättskipningsärende, såsom ett diarienummer som specificerar ärendebehandlingsprocessen, ärendebeteckningen, parterna, det avgörande som är föremål för sökande av ändring, interimistiska åtgärder som vidtagits i ärendet, handlingar som uppgjorts i ärendet, behandlingsfasen för ärendet och avgörandeuppgifter.

6.3 Sökparametrar för informationen

Det är möjligt att hämta uppgifter ur informationslagret för rättskipningsärenden med ärendets identifierare (diarienummer), avgörandedatumet och avgörandenumret och med prejudikatnumret. Information kan sökas också enligt typ av handling eller rubrik och med partsuppgift. I samband med en begäran om uppgifter rekommenderas det att meddela så noggranna uppgifter som möjligt om ärendet eller handlingarna, såsom diarienummer, datum för avgörandet och typ och beteckning för de handlingar som begärs, om dessa är kända. Dessa uppgifter gör det lättare att specificera den begärda handlingen eller att hitta den begärda uppgiften. Av högsta domstolen är det också möjligt att göra förfrågningar om diarieuppgifter om ärenden, med vilka den som framför en begäran närmare kan specificera sin begäran om handlingar. Diarieuppgifter kan meddelas specificerade enligt till exempel ärende, diarienummer, ärendebeteckning eller en part.

6.4 Informationssystem

Informationslagret för rättskipningsärenden ingår i det IBM Lotus Notes-baserade ärendehanteringssystemet, AIPA-ärendehanteringssystemet, systemet för utbetalning av rättshjälpsarvoden (Romeo), operativsystemet för diarieuppgiftsförfrågningar för domstolarna (Kyösti) och Audico-salinspelningssystemet.

Handlingar som hör till informationslagret för rättskipningsärenden förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.

6.5 Preciseringar som gäller uppgifterna tillgång

I ärenden där högsta domstolen gett sitt avgörande 1.1.1980 eller senare, finns de arkiverade rättegångshandlingarna vid högsta domstolen. I ärenden som avgjorts före år 1980 finns de arkiverade offentliga handlingar vid RiksarkivetsAvautuu uuteen välilehteen verksamhetsställe i Helsingfors (Fredsgatan 17, PB 258, 00171 Helsingfors). Sekretessbelagda handlingar som ska arkiveras förvaras tills vidare i högsta domstolen.

Handlingar som gäller försäkringsdomstolsärenden returneras till försäkringsdomstolen efter att högsta domstolen behandlat ärendet, med undantag för de handlingar som uppgjorts i högsta domstolen.

I ärenden i vilka högsta domstolen inte beviljar besvärstillstånd, returneras alla handlingar till den domstol som gett det avgörande som är föremål för ändringssökande hos högsta domstolen.

6.6 Tillgång via det tekniska gränssnittet

Uppgifter är inte tillgängliga via det tekniska gränssnittet.

7 Informationslagret för administrativa ärenden (administrativt diarium)

7.1 Informationslagrets användningssyfte

Informationslagret för administrativa ärenden förs för uppföljning av administrativa ärenden. Administrativa ärenden är indelade i allmänna administrativa ärenden (till exempel ledning av domstolar, yttranden och utnämningsärenden), personalärenden (till exempel administration av anställningsförhållanden), ekonomiska ärenden (till exempel planering av domstolens ekonomi och ekonomiförvaltning) och juridiska ärenden (till exempel begäran om omprövning av en avgift).

I informationslagret för administrativa ärenden registreras information om ärenden som behandlas eller behandlats, ärendenas behandlingsskeden och handlingar som anknyter till behandlingen av ärendet. Ärenderegistret förs för att tillgodose handlingsoffentligheten, specificera begäranden om uppgifter, strukturera handlingar och uppgifter som överensstämmer med dessa, ordna åtgärder som anknyter till ärendebehandlingen och följa ärendebehandlingstiderna.

7.2 Informationslagrets informationsmaterial

I informationslagret för administrativa ärenden registreras uppgifter om den som inlett ett ärende, ärendegruppen och en uppgift som specificerar ärendetypen. Förvaltningsärenden som ska registreras i ärendehanteringen registreras i OH-diariet och brevväxling som hör till högsta domstolens kommunikation till K-diariet. Därtill registreras i informationslagret information om eventuella interimistiska åtgärder som vidtagits i ärendet, såsom om begärda utredningar eller utlåtanden, och information om ett avgörande eller en annan åtgärd som avslutar ärendet. Vad gäller en handling specificeras typ eller beteckning, ankomst- och uppgörandetidpunkten, ankomstsätt och information om vem som sänt, uppgjort eller godkänt handlingen.

7.3 Sökparametrar för informationen

Det är möjligt att hämta uppgifter ur informationslagret för administrativa ärenden till exempel med ärendets identifierare (diarienummer) och handlingens typ eller rubrik eller med information om en part. I samband med en begäran om uppgifter lönar det sig att meddela det datum då en handling getts eller ett ärende inkommit, om dessa är kända. Sådana uppgifter underlättar ofta specificeringen av den begärda handlingen. Det är möjligt att av högsta domstolen göra en förfrågan också om diarieuppgifter om ett ärende, med vilka en begäran om handling kan specificeras närmare.

7.4 Informationssystem

För informationslagret för administrativa ärenden utnyttjas det IBM Lotus Notes-baserade ärendehanteringssystemet, som ersätts av det Hilda-system som tas i bruk i april 2021, och operativa informationssystem för statsförvaltningens personal- och ekonomiförvaltning, såsom Kieku, Handi och M2.

Handlingar som hör till informationslagret för administrativa ärenden förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.

7.5 Tillgång via det tekniska gränssnittet

Uppgifter är inte tillgängliga via det tekniska gränssnittet.