Dataskydd
HÖGSTA DOMSTOLEN, DATASKYDDSBESKRIVNING (verksamhet som inte är rättskipning)
Artikel 12–14 i EU:s allmänna dataskyddsförordning
1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG
Högsta domstolen
Besöks- och postadress:
Norra esplanaden 3, PB 301, 00171 Helsingfors
Tfn: 02956 40000
e-postadress: [email protected]
2. KONTAKTPERSON
Wilhelm Norrman
Kanslichef
02956 40110
[email protected]
3. DATASKYDDSOMBUD
Wilhelm Norrman
Kanslichef
02956 40110
[email protected]
4. BEHANDLINGSHELHET
Behandling av personuppgifter om personer som inte hör till högsta domstolens personal eller domstolens rättskipningskunder.
5. ÄNDAMÅL MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER OCH RÄTTSLIG GRUND
I högsta domstolen behandlas i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen uppgifter som krävs för att fullgöra den personuppgiftsansvariges lagstadgade rättigheter och skyldigheter.
Säkerhetsutredningsuppgifter om personer vid tillsättning av tjänster behandlas enligt paragraferna 17, 23, 25–28, 31, 35 och 37 i säkerhetsutredningslagen.
I högsta domstolen behandlas även personuppgifter som har lämnats frivilligt av personer som inte hör till personalen eller domstolens rättskipningskunder i syfte att meddelanden, rapporter och motsvarande dokument eller information om högsta domstolens verksamhet ska kunna sändas till dem utan särskild begäran och delvis automatiserat.
6. KATEGORIER AV REGISTRERADE OCH AV PERSONUPPGIFTER
Kategorierna av registrerade är sökande till tjänster, arvodestagare, externa resenärer, gäster, hyresvärdar, de som begär uppgifter, de som gör förfrågningar enligt sina rättigheter som registrerade (art. 15), faktureringskunder, leverantörer eller förmånstagare, externa personer som verkar i domstolens lokaler, externa personer som lagras i användarregister, personer för vilka utmärkelsetecken söks och personer som lämnat sina personuppgifter för distribution av meddelanden, rapporter eller motsvarande dokument.
Insamlade personuppgifter kan fördelas på följande kategorier:
Individuell information:
Personens namn, tjänstebenämning, födelsedatum, personbeteckning, postadress, e-postadress, telefonnummer, bankinformation, medborgarskap, modersmål och kön.
Information om sökande till tjänster:
Exempelvis utbildning och arbetserfarenhet, andra uppgifter som lämnats till stöd för ansökan, t.ex. matrikel/meritförteckning, skolbetyg och studieintyg, arbetsintyg, sökandens referenser, andra behövliga uppgifter vid arbetssökande och tillsättning samt uppgifter från lämplighetsbedömningar.
Utbetalningsinformation:
Arvoden, reseersättningar, kund- och leverantörsfakturor, hyresvärdar, återbetalningar, skatter och utsökning.
Övriga uppgifter:
Information om behörigheter till system, säkerhetsutredningar, deltagare vid tillställningar och resor.
Kameraövervakning.
7. REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR
Personuppgifter erhålls i huvudsak från den registrerade själv.
Andra uppgiftskällor är
Avtal (organisationens kontaktpersoner)
Utsökningsmyndigheten (utsökningsuppgifter)
Skyddspolisen (säkerhetsutredningsuppgifter)
Kameraövervakning och passerkontroll
Domarförslags- och domarutbildningsnämnderna
Övriga domstolar
Läroanstalter
Arbetssökandes arbetsgivare
Arbets- och näringsbyråer
Försäkringsbolag
Civiltjänstcentralen
Palkeet
Hyresvärdar
8. MOTTAGARE ELLER KATEGORIER AV MOTTAGARE SOM TAR DEL AV PERSONUPPGIFTER
Uppgifter kan lämnas ut eller behandlas externt endast inom de gränser som uppställs eller tillåts av gällande lagstiftning.
Ansökningshandlingar är sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och dessa ges till påseende på begäran. Offentliga handlingar lämnas ut på begäran enligt förutsättningarna i 13 och 16 § i nämnda lag. Sekretessbelagda uppgifter ges till påseende och lämnas ut endast 1) med den berördas samtycke, 2) till den som är part eller 3) på grundval av en lagstadgad rätt.
Till vilka uppgifter lämnas ut:
I utnämningsärenden till andra domstolar, domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden.
Uppgifter om praktikanter e.d. lämnas ut till läroanstalter, arbets- och näringsbyråer, försäkringsbolag och uppgifter om civiltjänstgörare till civiltjänstcentralen.
Uppgifter lämnas regelmässigt ut till leverantörer av management- och säkerhetstjänster, säkerhetsmyndigheter, utsökningsmyndigheter, penninginstitut (utbetalning av arvoden och ersättningar), Keva och skatteförvaltningen samt skyddspolisen och instanser som behandlar utmärkelsetecken.
Aktörer som behandlar uppgifter för domstolens/ämbetsverkets räkning (utkontrakterad databehandling):
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) och Rättsregistercentralen.
Även systemleverantörer behandlar personuppgifter för domstolens/ämbetsverkets räkning: Visma (M2), CGI (Kieku och Rondo), Tieto (Hilda), Palkeet (Pointti), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (nätbutiken) samt Amadeus KDS (SMT).
Individuell information och kontaktuppgifter lagras i system dit behörigheter måste skapas för utomstående personer så att de kan utföra avtalade arbetsuppgifter.
9. ÖVERFÖRINGAR AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJELÄNDER
Utgångspunkten är att registeruppgifter varken lämnas ut eller överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Om det avtalas att en leverantör får överföra personuppgifter utanför EES, ser avtalsparterna till att överföringen sker enligt tillämplig lagstiftning i Finland.
10. PERSONUPPGIFTERNAS LAGRINGSTID
Lagringstiden för domstolens personuppgifter om utomstående personer utgår från arkivbildningsplanen.
11. PROFILERING
Profilering används inte i behandlingen av personuppgifter.
12. DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER
Varje registrerad har rätt att erhålla transparent information om behandlingen av personuppgifter och en bekräftelse från den personuppgiftsansvarige på att personuppgifter rörande henne eller honom behandlas eller på att de inte behandlas samt tillgång till de egna personuppgifterna, om dessa behandlas. Den registrerade har då rätt att erhålla de uppgifter som nämns i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).
Personuppgifter till vilka den registrerade saknar åtkomsträtt via systemen kan begäras ut från den personuppgiftsansvarige.
Den som vill erhålla de egna uppgifter som nämns i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning ska vid begäran tillhandahålla den personuppgiftsansvarige information som är nödvändig för att bekräfta den registrerades identitet.
I dataskyddsförordningen tillförsäkras den registrerade med vissa undantag rätt att erhålla rättelse eller radering av personuppgifter.
13. DEN REGISTRERADES RÄTT ATT LÄMNA IN KLAGOMÅL TILL EN TILLSYNSMYNDIGHET
Varje registrerad som anser att behandlingen av personuppgifter som avser henne eller honom strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016) har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet.
Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter:
Dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi/sv)
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6:e vån., 00520 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
Växel: 029 56 66735
[email protected]
Publicerad 17.9.2020