Asiakirjajulkisuuskuvaus

1 Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tiedonhallintayksikön on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019; tiedonhallintalaki) 28 §:n mukaan ylläpidettävä julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (921/1999; julkisuuslaki) 13 §:n 1 momentissa edellytetyllä tavalla. Tietopyyntö on yksilöitävä siten, että viranomainen kykenee selvittämään, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä. Korkein oikeus on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiarekisteri muodostuu tiedonhallintayksikön asianhallinnan eri osuuksista ja sen vastuulla olevista tietovarannoista. Asiarekisteri on looginen tietovaranto, joka pitää sisällään useita tietovarantoja, jotka muodostuvat toisaalta asianhallintaan ja tietojärjestelmiin kirjatuista rekisteröintitiedoista ja toisaalta niin digitaalisessa kuin paperimuodossakin olevista tietoaineistosta ja asiakirjoista. Tietoaineistojen ja asiakirjojen hakutekijät vaihtelevat asiarekisterin eri osuuksien ja tietovarantojen välillä. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa tietopyynnön esittämistä helpottavat tiedot on kuvattu tietoaineistokohtaisesti.

2 Tietojen luovutusten edellytyksistä

Jos asiakirja on julkinen, eivätkä muut seikat rajoita asiakirjan antamista, tietopyynnön esittäjän ei tarvitse perustella pyyntöä tai ilmoittaa, mihin tietoa käytetään.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tietojen käyttötarkoitus tulee ilmoittaa. Korkein oikeus saattaa tarvita käyttötarkoitusta koskevan tiedon lisäksi muita tietoja kyetäkseen varmistamaan tiedon luovuttamisen lainmukaisuuden. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen luovuttaminen saattaa edellyttää, että tietopyynnön esittäjä antaa selvityksen henkilötietojen suojaamisesta (julkisuuslain 13 §:n 2 momentti). Myös se, millä tavalla tieto pyydetään annettavaksi, voi vaikuttaa siihen, mitä lisätietoja tarvitaan (julkisuuslain 16 §).

Tietopyynnön toteuttamisen yhteydessä nousee usein tarve esittää tarkentavia kysymyksiä, joten yhteistietojen antaminen saattaa nopeuttaa tietopyynnön käsittelyä. Yhteystietojen esittäminen ei kuitenkaan ole tietopyyntöön vastaamisen edellytys silloin, kun tieto voidaan antaa maksutta.

Asiakirjasta pyydetty kopio tai tuloste voidaan luovuttaa joko sähköisesti tai paperisena. Tulosteesta ja -kopiosta voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisena, voi tutustua korkeimman oikeuden tiloissa.

Lisätietoja tietojen antamisen maksuperusteista löytyy oikeusministeriön asetuksesta tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista vuosina 2022–2024 (1121/2021 ) sekä korkeimman oikeuden kotisivuilta .

3 Tietopyynnön tekeminen käytännössä

Korkeimmalle oikeudelle osoitetut tietopyynnöt ottaa vastaan kirjaamo, jonka yhteystiedot ovat:

Käyntiosoite: Pohjoisesplanadi 3, Helsinki
Vaihde: 02956 40000
Faksi: 02956 40154
Kirjaamo: 02956 40050
Sähköposti: [email protected]

Korkeimman oikeuden kirjaamo on avoinna arkisin klo 8.00–16.15.

Korkeimman oikeuden lukusalissa on mahdollista tutustua asiakirjoihin maksutta kello 8.00–16.00. Lukusaliin pääsee toistaiseksi turvallisuussyistä vain yksi asiakas kerrallaan, minkä vuoksi aika lukusaliin pyydetään varaamaan etukäteen kirjaamosta. Lukusalissa on kopiokone asiakirjojen kopiointia varten. Kopioinnista voidaan periä maksu (lisätietoja maksuperusteista on edellä jaksossa 2).

Lisätietoja rekisteröidyn tietosuojaoikeuksien käytöstä on korkeimman oikeuden lainkäyttöasioiden tietosuoja- ja käsittelyselosteessa ja muiden asioiden vastaavassa selosteessa .

4 Tietopyyntöön vastaaminen

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä (julkisuuslain 14 §:n 4 momentti).

5 Salassa pidettävään tietoaineistoon kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoaineistoon, edellyttää tietojen saaminen viranomaisen lupaa (julkisuuslain 28 §). Viranomainen voi, jollei lailla toisin säädetä, antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjastaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia taikka viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, luvan hakijan tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Luvan hakijan on huolehdittava tarvittavista toimenpiteistä tietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä. Lupaa ei voida myöntää silloin, kun hakijan kykyä suojata saamansa tiedot voidaan perustellusti epäillä.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (julkisuuslain 11 §). Asianosaisjulkisuudella pyritään turvaamaan asianosaisen omaa oikeusturvaa silloin, kun viranomaisessa päätetään tai on päätetty asianosaista koskevasta oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta.

Tiedon antamisesta salassa pidettävästä oikeudenkäyntiasiakirjasta sivulliselle sekä oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain 12 §:n 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa asianomaiselle päättää viiden korkeimman oikeuden jäsenen muodostama jaosto. Salassa pidettävän tiedon antamisesta asianosaiselle tai viranomaiselle, jolla on lakiin perustuva oikeus saada tieto salassapidon estämättä, päättää kuitenkin kansliapäällikkö tai muu tähän tehtävään määrätty virkamies.

6 Lainkäyttöasioiden tietovaranto

6.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoa pidetään yllä tuomioistuimen lainkäyttöasian käsittelyä ja seurantaa varten.

Tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä ja käsittelyssä olleista asioista, asianosaisista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tiedot asian ratkaisusta.

6.2 Tietovarannon tietoaineistot

Lainkäyttöasiat on jaettu siviiliasioiden (S), vakuutusoikeusasioiden (VA), maaoikeusasioiden (MA), rikos- ja pakkokeinoasioiden (R), ylimääräistä muutoksenhakua koskevien ja muiden hakemusasioiden (H) sekä armahdusasioiden (A) asiaryhmiin.

Tietovarantoon tallennetaan lainkäyttöasian käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten asiankäsittelyprosessin yksilöivä diaarinumero, asianimike, asianosaiset, muutoksenhaun kohteena oleva ratkaisu, asiassa suoritetut välitoimet, asiassa laaditut asiakirjat, asian käsittelyn vaihe ja ratkaisutiedot.

6.3 Tietojen hakutekijät

Lainkäyttöasioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero), ratkaisun antopäivällä ja ratkaisunumerolla sekä ennakkopäätöksen numerolla. Tietoja voi hakea myös asiakirjan tyypillä tai otsikolla sekä asianosaistiedolla. Tietopyynnön yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa asian tai asiakirjojen mahdollisimman tarkat tiedot, kuten diaarinumero, ratkaisun antopäivä ja pyydettävien asiakirjojen tyyppi tai nimike, jos ne ovat tiedossa. Nämä tiedot edistävät pyydetyn asiakirjan yksilöintiä tai pyydetyn tiedon löytämistä. Korkeimmalta oikeudelta voi tiedustella myös asioiden diaaritietoja, joiden avulla pyynnön esittäjä voi yksilöidä asiakirjapyyntönsä tarkemmin. Diaaritiedot voidaan ilmoittaa esimerkiksi asian diaarinumeron, asianimikkeen tai asianosaisen perusteella luokiteltuna.

6.4 Tietojärjestelmät

Lainkäyttöasioiden tietovarantoja sisältyy IBM Lotus Notes -pohjaiseen asiahallintajärjestelmään, AIPA -asianhallintajärjestelmään, oikeusapupalkkioiden maksatusjärjestelmään (Romeo), tuomioistuinten diaaritietojen kyselykäyttöjärjestelmään (Kyösti) sekä Audico -saliäänitysjärjestelmään.

Lainkäyttöasioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

6.5 Tietojen saatavuutta koskevia tarkennuksia

Asioissa, joissa korkein oikeus on antanut ratkaisunsa 1.1.1980 tai sen jälkeen, arkistoidut oikeudenkäyntiasiakirjat sijaitsevat korkeimmassa oikeudessa. Ennen vuotta 1980 ratkaistuissa asioissa arkistoidut julkiset asiakirjat sijaitsevat Kansallisarkiston Helsingin toimipisteessä (Rauhankatu 17, PL 258, 00171 Helsinki). Salassa pidettäviä arkistoituja asiakirjoja säilytetään toistaiseksi korkeimmassa oikeudessa.

Vakuutusoikeusasioiden asiakirjat palautetaan vakuutusoikeuteen korkeimman oikeuden käsiteltyä asian lukuun ottamatta eräitä korkeimmassa oikeudessa laadittuja asiakirjoja.

Asioissa, joissa korkein oikeus ei myönnä valituslupaa, kaikki asiakirjat palautetaan siihen tuomioistuimeen, jonka ratkaisuun korkeimmalta oikeudelta haettiin muutosta.

6.6 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

7 Hallinnollisten asioiden tietovaranto (hallinnollinen diaari)

7.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Hallinnollisten asioiden tietovarantoa pidetään yllä asioiden seurantaa varten. Hallinnolliset asiat jakautuvat yleishallintoasioihin (esimerkiksi tuomioistuimen johtaminen, lausuntojen antaminen ja nimitysasiat), henkilöstöasioihin (esimerkiksi palvelussuhteen hallinnointi), talousasioihin (esimerkiksi tuomioistuimen talouden suunnittelu ja taloushallinto) ja oikeudellisiin asioihin (esimerkiksi maksuja koskevat oikaisuvaatimukset).

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä olevista tai käsitellyistä asioista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi.

7.2 Tietovarannon tietoaineistot

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tiedot asian vireillesaattajasta, asiaryhmästä ja asiatyypin yksilöivä tieto. Asianhallintaan kirjattavien hallintoasiat kirjataan OH-diaariin ja korkeimman oikeuden viestintään lukeutuva kirjeenvaihto K-diaariin. Lisäksi tietovarantoon rekisteröidään tieto asiassa mahdollisesti suoritetuista välitoimista, kuten pyydetyistä selvityksistä tai lausunnoista, sekä tieto asian päättävästä ratkaisusta tai muusta toimesta. Asiakirjasta yksilöidään sen tyyppi tai nimike, saapumis- tai laatimisajankohta, saapumistapa sekä tieto asiakirjan lähettäjästä, laatijasta tai hyväksyjästä.

7.3 Tietojen hakutekijät

Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero), asiakirjan tyypillä tai otsikolla taikka asianosaista koskevalla tiedolla. Tietopyynnön yhteydessä kannattaa ilmoittaa asiakirjan antamisen tai asian saapumisen päivämäärä, jos nämä ovat tiedossa. Tällaiset tiedot auttavat usein yksilöimään pyydetyn asiakirjan. Korkeimmalta oikeudelta voi tiedustella myös asian diaaritietoja, jonka avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin.

7.4 Tietojärjestelmät

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon hyödynnetään IBM Lotus Notes -pohjaista asianhallintajärjestelmää, jonka korvaa huhtikuussa 2021 käyttöön otettava Hilda -järjestelmä sekä operatiivisia valtionhallinnon henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmiä kuten Kieku, Handi ja M2.

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

7.5 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.